شماره کارت و شبا روی فاکتور، چطور مشتری را سریع‌تر به پرداخت برسانیم
فاکتور برای مشتری فرستاده می‌شود، مشتری آن را می‌خواند، مبلغ را تایید می‌کند، و بعد پیام می‌دهد «شماره کارتتون رو بفرستید». همین یک سوال ساده گاهی چند ساعت طول می‌کشد تا فروشنده ببیند، جواب بدهد، و مشتری بتواند واریز کند. در این فاصله ممکن است مشتری حواسش پرت شود یا اصلا فراموش کند پرداخت را انجام بدهد. یک راه ساده برای جلوگیری از این تاخیر، گذاشتن شماره کارت یا شبا مستقیم روی خود فاکتور است.
چرا این اطلاعات باید از همان اول روی فاکتور باشد؟
وقتی مشتری فاکتور را باز می‌کند و همان‌جا شماره کارت یا شبا را می‌بیند، دیگر لازم نیست دنباله جداگانه‌ای برای گرفتن اطلاعات پرداخت راه بیندازد. این نکته مخصوصا برای فروش آنلاین و تلفنی مهم است، جایی که هر مرحله اضافه بین دیدن فاکتور و پرداخت، احتمال منصرف شدن یا فراموشی را بالا می‌برد. یک فاکتور کامل یعنی فاکتوری که هم مبلغ را نشان می‌دهد هم راه پرداختش را؛ مسیر مشتری تا پرداخت را کوتاه‌تر می‌کند.
چطور شماره کارت و شبا را روی فاکتور بگذاریم؟
در فاکتورباکس بخش مشخصات فروشنده جایی دارد که می‌توانی شماره کارت بانکی، شماره شبا، و در صورت نیاز نام صاحب حساب را وارد کنی. این اطلاعات یک‌بار ذخیره می‌شوند و از آن به بعد خودکار در هر فاکتور جدید هم نمایش داده می‌شوند، بدون تایپ دوباره در هر فاکتور. اگر شماره حساب یا کارتت عوض شد، فقط یک‌بار در همان بخش اصلاحش کن تا در همه فاکتورهای بعدی به‌روز باشد.
- شماره کارت و شبا را یک‌بار در مشخصات فروشنده ثبت کن تا در همه فاکتورها تکرار شود
- اگر چند حساب بانکی داری، فقط حسابی را بگذار که ترجیح می‌دهی مشتری به آن واریز کند
- نام صاحب حساب را هم کنار شماره کارت بنویس تا مشتری قبل از واریز مطمئن شود
- برای مبالغ بزرگ یا فروش شرکتی، شماره شبا را ترجیح بده چون برای انتقال بین‌بانکی رسمی‌تر است
یک مثال عددی؛ فرق سرعت پرداخت با و بدون اطلاعات کارت
فرض کن یک فروشنده آنلاین فاکتور ۳,۲۰۰,۰۰۰ تومانی را از طریق واتساپ می‌فرستد. اگر فاکتور فقط مبلغ را نشان بدهد، معمولا مشتری چند دقیقه تا چند ساعت بعد پیام می‌دهد و شماره کارت را می‌خواهد، و فروشنده هم باید همان لحظه در دسترس باشد تا جواب بدهد. اگر همان فاکتور از اول شماره کارت را هم داشته باشد، مشتری در همان چند ثانیه اول، بدون سوال اضافه، می‌تواند واریز کند. برای کسب‌وکارهایی که حجم فروش بالایی دارند، همین کاهش انتظار روی هر فاکتور، در مجموع روز تفاوت محسوسی در سرعت وصول پول می‌سازد.
برای فروش شرکتی، شبا معمولا بهتر از شماره کارت است
برای فروش خرد و مشتری حقیقی، شماره کارت معمولا کافی و آشناتر است. اما برای فاکتورهای شرکتی یا مبالغ بزرگ، خیلی از بخش‌های مالی ترجیح می‌دهند از شبا استفاده کنند، چون در سامانه‌های بانکی رسمی‌تر ثبت می‌شود و برای رسیدگی حسابداری هم راحت‌تر قابل پیگیری است. اگر مطمئن نیستی مشتری از کدام روش استفاده می‌کند، بهتر است هر دو را روی فاکتور بگذاری تا خودش انتخاب کند.
مراقب باش اطلاعات پرداخت اشتباه یا قدیمی نماند
یکی از بدترین اتفاق‌ها این است که مشتری به شماره کارت قدیمی و بسته‌شده پول واریز کند. این اشتباه معمولا وقتی رخ می‌دهد که حساب بانکی عوض شده ولی مشخصات فروشنده در فاکتورساز به‌روز نشده. بهتر است هر چند وقت یک‌بار یک فاکتور آزمایشی بسازی و مطمئن شوی شماره کارت و شبای نمایش‌داده‌شده همان چیزی است که الان فعال و درست است.
- بعد از تغییر حساب بانکی، بلافاصله مشخصات فروشنده را در فاکتورساز به‌روز کن
- یک فاکتور آزمایشی بساز و شماره کارت نمایش‌داده‌شده را با کارت واقعی مطابقت بده
- اگر شماره کارت را دستی وارد می‌کنی و نه از مشخصات ذخیره‌شده فروشنده، هر رقم را دوبار چک کن
ترکیب با ثبت پرداخت روی فاکتور
گذاشتن شماره کارت روی فاکتور یک طرف کار است؛ طرف دیگر، ثبت همان پرداختی است که بعد از واریز مشتری انجام می‌شود. وقتی هر دو کنار هم باشند، هم راه پرداخت مشخص است هم خود پرداخت بعد از انجام شدن ثبت می‌شود و فاکتور به یک سند کامل حساب تبدیل می‌شود. جزئیات بیشتر درباره ثبت پرداخت و چک را در راهنمای ثبت پرداخت و چک روی فاکتور ببین.
اشتباهات رایج در گذاشتن اطلاعات پرداخت روی فاکتور
- فراموش کردن به‌روزرسانی شماره کارت بعد از تعویض حساب بانکی
- نوشتن شماره کارت به‌صورت دستی و اشتباه، به‌جای ذخیره یک‌بار در مشخصات فروشنده
- ندادن نام صاحب حساب، که باعث تردید مشتری قبل از واریز می‌شود
- گذاشتن چند شماره کارت روی یک فاکتور بدون توضیح اینکه کدام ترجیح داده می‌شود
جمع‌بندی
یک فاکتور کامل فقط مبلغ را نشان نمی‌دهد؛ راه رسیدن به آن مبلغ را هم روشن می‌کند. با ثبت یک‌بار شماره کارت و شبا در مشخصات فروشنده فاکتورباکس، هر فاکتور جدید از همان اول آماده پرداخت است و مشتری معطل سوال اضافه نمی‌ماند. برای تنظیم کردنش، شماره کارت و شبای خودت را همین حالا در فاکتورباکس ثبت کن یا از صفحه اصلی شروع کن.