تاریخچه فاکتورها، چطور فاکتور قبلی مشتری را در چند ثانیه پیدا کنیم
حتما برایت پیش آمده؛ مشتری زنگ می‌زند یا حضوری می‌آید و می‌گوید «فاکتور هفته پیشم را گم کردم، می‌شود دوباره بفرستی؟» یا «همون کالاهایی که دفعه قبل خریدم رو دوباره می‌خوام، همون قیمت‌ها بود؟». اگر فاکتورها فقط روی کاغذ چاپ شده و در یک پوشه یا حتی در کشو ریخته باشند، پیدا کردن دقیقا همان فاکتور بین ده‌ها برگه دیگر، وقت زیادی می‌گیرد و گاهی اصلا پیدا نمی‌شود.
مشکل فاکتور کاغذی یا پراکنده در فایل‌های جدا
وقتی هر فاکتور فقط یک برگه چاپی یا یک فایل جدا روی دسکتاپ است، پیدا کردن یک فاکتور خاص از میان ده‌ها یا صدها فاکتور قبلی، عملا به حافظه فروشنده وابسته می‌شود؛ باید به‌خاطر بیاوری کی، برای کی، و تقریبا چه چیزی فروخته‌ای. این روش برای یکی دو فاکتور در هفته شاید کار کند، ولی برای یک فروشگاه یا کسب‌وکاری که روزی چند فاکتور صادر می‌کند، خیلی زود از کنترل خارج می‌شود.
راه‌حل، تاریخچه فاکتورها در فاکتورساز
در فاکتورباکس هر فاکتوری که می‌سازی، خودکار در بخش تاریخچه فاکتورها ذخیره می‌شود، بدون اینکه کار اضافه‌ای از تو بخواهد. یعنی همان لحظه که یک فاکتور را کامل می‌کنی، برای همیشه (تا وقتی خودت حذفش نکنی) در دسترس می‌ماند و هر وقت لازم شد، می‌توانی از میان همین فهرست پیدایش کنی، بدون گشتن در کشوها یا پوشه‌های دسکتاپ.
چطور یک فاکتور قدیمی را پیدا کنیم؟
برای پیدا کردن یک فاکتور خاص در تاریخچه، معمولا چند راه ساده وجود دارد: جستجو بر اساس نام مشتری، بر اساس بازه تاریخ، یا بر اساس شماره فاکتور اگر شماره‌گذاری منظم داشته باشی. کافی است یکی از این‌ها را به‌خاطر بیاوری، همان کافی است تا فاکتور مدنظر بین فهرست بلند بالا پیدا شود.
- اگر نام مشتری را می‌دانی، از همان برای جستجو در تاریخچه استفاده کن
- اگر تاریخ تقریبی خرید را به‌خاطر داری، بازه زمانی را محدود کن تا فهرست کوتاه‌تر شود
- اگر شماره فاکتور روی رسید قدیمی هنوز مانده، مستقیم با همان شماره جستجو کن
- برای مشتری‌های ثابت، یک نگاه سریع به آخرین چند فاکتورشان معمولا کافی است
یک مثال عددی؛ وقتی مشتری دوباره همان سفارش را می‌خواهد
فرض کن یک مشتری سه ماه پیش یک فاکتور ۶,۵۰۰,۰۰۰ تومانی با هفت قلم کالا داشته و حالا دوباره زنگ می‌زند و می‌گوید «همون سفارش دفعه قبل رو دوباره می‌خوام». بدون تاریخچه، باید یا از حافظه‌ات کالاها را حدس بزنی یا از مشتری بخواهی خودش فهرست را دوباره بگوید، که هم وقت‌گیر است هم احتمال اشتباه دارد. با تاریخچه فاکتورها، در کمتر از یک دقیقه همان فاکتور قدیمی را پیدا می‌کنی، محتوایش را می‌بینی، و یک فاکتور جدید مشابه همان می‌سازی؛ حتی اگر قیمت‌ها عوض شده باشند، حداقل فهرست کالاها دقیق و بدون خطا کپی می‌شود.
تاریخچه فاکتور و رسیدگی به مانده حساب مشتری
تاریخچه فاکتورها فقط برای پیدا کردن فهرست کالا نیست؛ وقتی پرداخت‌ها و چک‌ها هم روی فاکتور ثبت شده باشند، همین بخش می‌تواند نشانت بدهد مشتری چه مقدار از فاکتورهای قبلی هنوز بدهی دارد. این دو فیچر کنار هم، یعنی تاریخچه فاکتورها و ثبت پرداخت روی فاکتور که در راهنمای ثبت پرداخت و چک روی فاکتور توضیح داده شده، تصویر کاملی از حساب هر مشتری در اختیارت می‌گذارند، بدون نیاز به یک دفترچه یا سیستم حسابداری جدا.
نگه‌داری تاریخچه در کنار دفترچه مشتری
اگر همزمان از دفترچه مشتری هم استفاده می‌کنی، جایی که مشخصات ثابت مشتری‌ها ذخیره می‌شود، ترکیبش با تاریخچه فاکتورها کار را حتی سریع‌تر می‌کند؛ کافی است مشتری را از دفترچه انتخاب کنی و فهرست فاکتورهای قبلی‌اش را ببینی، بدون تایپ دوباره نام یا جستجوی دستی. جزئیات بیشتر درباره ساخت این دفترچه را می‌توانی در راهنمای دفترچه مشتری بخوانی.
چند سناریوی رایج که تاریخچه فاکتور نجات‌بخش است
- مشتری فاکتور کاغذی را گم کرده و دوباره نسخه‌اش را می‌خواهد
- اختلاف نظر بر سر قیمت یا مقدار کالای فروخته‌شده در یک تاریخ خاص
- مشتری می‌خواهد بداند مجموع خریدهایش در یک بازه زمانی چقدر بوده
- نیاز به بررسی یک فاکتور قدیمی برای گارانتی یا مرجوعی کالا
مراقب باش تاریخچه شلوغ نشود
بعد از مدتی که تعداد فاکتورهایت زیاد شد، مرور کردن تاریخچه بدون جستجوی مشخص می‌تواند وقت‌گیر شود. بهتر است عادت کنی همیشه نام مشتری یا شماره فاکتور را درست و کامل وارد کنی، نه یک نام مختصر یا مبهم؛ همین یک عادت ساده، جستجوی بعدی را چند برابر سریع‌تر می‌کند. همچنین اگر فاکتورهایی هستند که دیگر به آن‌ها نیازی نداری (مثلا فاکتورهای آزمایشی)، بهتر است از همان اول حذفشان کنی تا فهرست تاریخچه شلوغ نماند.
- همیشه نام کامل و درست مشتری را وارد کن، نه یک نام کوتاه و مبهم
- فاکتورهای آزمایشی یا اشتباهی را همان لحظه حذف کن تا در تاریخچه باقی نمانند
- اگر شماره‌گذاری فاکتور داری، نظمش را حفظ کن تا جستجو با شماره هم ممکن بماند
داده‌های تاریخچه کجا ذخیره می‌شوند؟
یک نکته مهم که باید بدانی این است که تاریخچه فاکتورهای فاکتورباکس روی خود مرورگر و دستگاه تو ذخیره می‌شود، نه روی یک سرور ابری متمرکز. این یعنی هم حریم خصوصی اطلاعات فروشت حفظ می‌شود، هم اینکه اگر مرورگر را پاک کنی یا دستگاه عوض کنی، باید از قبل از تاریخچه مهم خروجی گرفته باشی. برای فاکتورهای مهمی که نمی‌خواهی گم شوند، بهتر است هر چند وقت یک‌بار از آن‌ها خروجی PDF یا اکسل هم بگیری.
جمع‌بندی
اگر تا امروز فاکتورهای قدیمی‌ات را روی کاغذ یا فایل‌های پراکنده نگه داشته‌ای، تاریخچه فاکتورها در فاکتور باکس می‌تواند این دردسر را کاملا حل کند؛ هر فاکتور خودکار ذخیره می‌شود و هر وقت لازم شد، در چند ثانیه پیدایش می‌کنی. برای امتحان کردنش، چند فاکتور در فاکتورباکس بساز و تاریخچه‌شان را ببین یا از صفحه اصلی شروع کن.