آدرس گیرنده و کد رهگیری روی فاکتور فروش آنلاین، جزئیاتی که فروشگاه‌های اینترنتی نباید فراموش کنند
یک فروشگاه اینترنتی لوازم آرایشی را تصور کن که روزی بیست سفارش پستی دارد. اگر فاکتور هر سفارش فقط شامل نام کالا و مبلغ باشد، بدون آدرس دقیق گیرنده و شماره تماسش، بسته‌بندی و تحویل به پست، خودش یک مرحله جدا و پرزحمت می‌شود؛ باید هر بار از یک جای دیگر (پیام اینستاگرام، فرم سفارش) آدرس را پیدا کرد و دستی روی بسته نوشت. وقتی این اطلاعات از همان اول روی خود فاکتور باشد، بسته‌بندی و ارسال هم سریع‌تر و هم کم‌خطاتر انجام می‌شود.
فرق فاکتور فروش حضوری و فاکتور فروش پستی
در فروش حضوری، مشتری کالا را همان‌جا تحویل می‌گیرد و آدرس اهمیتی ندارد. در فروش پستی، فاکتور علاوه بر نقش مالی‌اش، عملا نقش برگه ارسال را هم بازی می‌کند؛ کسی که بسته را بسته‌بندی و تحویل پست می‌دهد، باید بدون رجوع به جای دیگری، همه چیز لازم برای ارسال را در همان فاکتور ببیند.
چه اطلاعاتی باید کنار آدرس روی فاکتور فروش پستی بیاید؟
- آدرس کامل گیرنده، همراه با کد پستی ده‌رقمی
- شماره تماس گیرنده، برای هماهنگی پیک یا پست
- نام گیرنده، اگر با نام خریدار فرق دارد (مثلا هدیه برای شخص دیگر)
- کد رهگیری مرسوله، بعد از تحویل به پست یا شرکت باربری
- روش ارسال (پست پیشتاز، تیپاکس، پیک موتوری) که مشتری از قبل انتخاب کرده
چطور این اطلاعات را در فاکتورساز جا بدهیم؟
در فاکتورباکس بخش مشخصات خریدار می‌تواند آدرس کامل و شماره تماس گیرنده را در خود جای بدهد. برای مواردی مثل کد رهگیری و روش ارسال که ممکن است در لحظه ثبت فاکتور هنوز مشخص نباشند (چون بعد از تحویل به پست گرفته می‌شوند)، می‌توانی از ستون یا فیلد سفارشی استفاده کنی و بعد از دریافت کد رهگیری، همان فاکتور را باز کرده و اضافه‌اش کنی.
- آدرس و شماره تماس گیرنده را همان لحظه ثبت سفارش وارد کن، نه بعدا از حافظه
- یک فیلد سفارشی برای کد رهگیری بساز و بعد از تحویل به پست، آن را تکمیل کن
- اگر گیرنده با خریدار فرق دارد (هدیه)، هر دو نام را جدا و واضح بنویس
- روش ارسال انتخابی مشتری را هم در یادداشت یا فیلد سفارشی مشخص کن
یک مثال عددی؛ یک روز پرسفارش فروشگاه آنلاین
فرض کن یک فروشگاه آنلاین پوشاک، در یک روز پانزده سفارش با میانگین ۱,۲۰۰,۰۰۰ تومان دارد. اگر برای هر بسته، فرد بسته‌بند مجبور باشد آدرس را از یک اسکرین‌شات پیام اینستاگرام پیدا کند و دستی روی بسته بنویسد، این کار برای هر سفارش شاید دو سه دقیقه اضافه ببرد؛ برای پانزده سفارش، می‌شود نیم ساعت تا سه‌چهارم ساعت وقت اضافه فقط برای پیدا کردن آدرس. اگر آدرس از همان فاکتور قابل چاپ یا کپی باشد، همین کار به چند ثانیه در هر بسته کاهش پیدا می‌کند.
کد رهگیری، هم برای خودت هم برای مشتری
ثبت کد رهگیری روی همان فاکتور فقط برای خودت مفید نیست؛ وقتی مشتری بعدا می‌پرسد «بسته‌ام کجاست؟»، به‌جای گشتن در پیام‌های پستی یا دفترچه جدا، فقط کافی است همان فاکتور مشتری را در تاریخچه پیدا کنی و کد رهگیری را همان‌جا ببینی. این کار زمان پاسخ‌گویی به سوال‌های پیگیری مرسوله را به‌شدت کوتاه می‌کند، مخصوصا برای فروشگاه‌هایی که روزانه ده‌ها سفارش پستی دارند.
هزینه ارسال، جدا از مبلغ کالا
برای فروش پستی، هزینه ارسال معمولا باید جدا از مبلغ کالا نشان داده شود، نه در دل قیمت کالا مخفی شود. این هم به شفافیت فاکتور کمک می‌کند، هم اگر روش ارسال یا هزینه‌اش تغییر کرد (مثلا مشتری پست پیشتاز به‌جای معمولی خواست)، به‌راحتی قابل ویرایش است. جزئیات کامل این موضوع در راهنمای هزینه ارسال روی فاکتور توضیح داده شده.
وقتی مشتری آدرس را اشتباه یا ناقص می‌دهد
یکی از مشکلات رایج فروش آنلاین، آدرس ناقص یا کد پستی اشتباه است که باعث می‌شود مرسوله برگردد یا دیر برسد. بهتر است پیش از نهایی کردن فاکتور، یک‌بار آدرس را با مشتری تایید کنی، مخصوصا برای کالاهای گران‌قیمت که هزینه ارسال مجدد برایشان بالاست. یک خط کوتاه در ابتدای گفتگو مثل «آدرس دقیق با کد پستی رو برام بفرست» می‌تواند جلوی این مشکل رایج را از همان ابتدا بگیرد.
- قبل از ثبت نهایی، آدرس و کد پستی را یک‌بار با مشتری تایید کن
- کد پستی ناقص (کمتر از ده رقم) را همان لحظه از مشتری بپرس، نه بعد از بسته‌بندی
- برای سفارش‌های پرارزش، شماره تماس گیرنده را حتما دوبار بررسی کن
اشتباهات رایج در فاکتور فروش پستی
- ننوشتن شماره تماس گیرنده، که باعث می‌شود پیک یا پست نتواند هماهنگ کند
- فراموش کردن ثبت کد رهگیری بعد از تحویل به پست
- مخفی کردن هزینه ارسال در مبلغ کلی کالا به‌جای نشان دادن جدا
- ارسال فاکتور برای بسته‌بندی بدون یک‌بار چک کردن نهایی آدرس با مشتری
جمع‌بندی
برای فروشگاه‌های آنلاین، فاکتور فقط یک سند مالی نیست، راهنمای عملی بسته‌بندی و ارسال هم هست. با ثبت درست آدرس، شماره تماس گیرنده و کد رهگیری روی همان فاکتور در فاکتورباکس، هم کار بسته‌بندی سریع‌تر می‌شود، هم پاسخ به سوال‌های پیگیری مشتری. برای شروع، یک فاکتور فروش آنلاین با آدرس گیرنده در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی شروع کن.