کاتالوگ کالا و خدمات؛ راه میان‌بر برای فاکتور زدن سریع
فروشگاه‌هایی که همیشه همان چند کالای ثابت را می‌فروشند، معمولاً وقت زیادی صرف تایپ دوباره نام، مشخصات و قیمت هر کالا در هر فاکتور جدید می‌کنند. این دقیقاً همان جایی است که یک کاتالوگ کالا و خدمات وارد می‌شود؛ به‌جای تایپ هر بار، فقط کالا را از یک فهرست آماده انتخاب می‌کنید.
کاتالوگ کالا و خدمات چیست
کاتالوگ در واقع یک فهرست ثابت از کالاها یا خدماتی است که معمولاً می‌فروشید، همراه با قیمت، واحد و توضیحات هر کدام. مثل دفترچه مشتری که برای اطلاعات خریدار استفاده می‌شود، کاتالوگ هم همان کار را برای کالا و خدمات انجام می‌دهد؛ یک‌بار می‌سازید و هر بار که فاکتور می‌زنید، فقط از داخلش انتخاب می‌کنید.
چرا کاتالوگ، فاکتور زدن را سریع‌تر می‌کند
- دیگر نیازی به تایپ دوباره نام و مشخصات کالای تکراری نیست
- قیمت واحد همیشه یکسان و بدون اشتباه تایپی وارد فاکتور می‌شود
- برای فروشگاه‌هایی با تعداد فاکتور روزانه بالا، صرفه‌جویی زمانی محسوس است
- تغییر قیمت یک کالا فقط یک‌بار در کاتالوگ انجام می‌شود و در همه فاکتورهای بعدی اعمال می‌شود
- احتمال فراموش کردن یک قلم یا مشخصات کالا در فاکتور کم می‌شود
چه کسب‌وکارهایی بیشترین سود را از کاتالوگ می‌برند
فروشگاه‌هایی با تعداد کالای محدود و ثابت (مثل لوازم‌التحریر، موادغذایی یا پوشاک با چند مدل مشخص)، و کسب‌وکارهای خدماتی که همان چند خدمت را تکرار می‌کنند (مثل آموزشگاه‌ها یا استودیوهای طراحی)، بیشترین سود را از داشتن کاتالوگ می‌برند. برعکس، اگر هر فاکتور شما یک کالای کاملاً متفاوت و یک‌بار مصرف دارد، کاتالوگ سود چندانی نمی‌دهد.
کاتالوگ برای فروش حضوری در مقابل فروش آنلاین
در فروشگاه حضوری، وقتی مشتری پشت صندوق منتظر است، هر ثانیه اهمیت دارد؛ کاتالوگ آماده باعث می‌شود فاکتور در چند کلیک بسته شود، نه چند دقیقه تایپ. در فروش آنلاین هم همین منطق برقرار است: وقتی سفارش‌ها زیاد می‌شوند، صدور سریع فاکتور برای هر سفارش، هم به سرعت پاسخ‌گویی کمک می‌کند و هم از اشتباه در قیمت‌گذاری دستی جلوگیری می‌کند.
چطور کاتالوگ را در فاکتورباکس بسازیم
در فاکتور باکس، بخش کاتالوگ کالا و خدمات همراه با برگه فاکتور در دسترس است؛ کافی است یک‌بار کالاها یا خدماتتان را با نام، قیمت و واحد وارد کنید. از آن به بعد، هر بار که فاکتور جدید می‌سازید، به‌جای تایپ از صفر، کالا را از همان کاتالوگ انتخاب می‌کنید و اگر لازم بود تعداد یا قیمت را برای آن فاکتور خاص تغییر می‌دهید.
یک مثال عددی
فرض کنید یک فروشگاه لوازم‌التحریر روزانه ۲۰ فاکتور می‌زند و هر فاکتور به‌طور میانگین ۴ قلم کالا دارد. اگر تایپ دستی هر قلم (نام و قیمت) حدود ۱۵ ثانیه طول بکشد، فروشنده روزانه حدود ۲۰ دقیقه فقط صرف تایپ تکراری مشخصات کالا می‌کند. با کاتالوگ آماده، همین کار به انتخاب از یک فهرست کاهش می‌یابد و زمان صدور هر فاکتور به چند ثانیه می‌رسد؛ یعنی در طول یک ماه، چند ساعت زمان خالص صرفه‌جویی می‌شود.
چک‌لیست راه‌اندازی کاتالوگ
- فهرست کالاها یا خدماتی که بیشترین تکرار را در فاکتورهایتان دارند مشخص کنید
- برای هر کالا، نام، قیمت واحد و واحد اندازه‌گیری را یک‌بار کامل وارد کنید
- هنگام صدور فاکتور جدید، از کاتالوگ انتخاب کنید نه تایپ دوباره
- تغییر قیمت‌ها را فقط در کاتالوگ اعمال کنید تا در همه فاکتورهای بعدی به‌روز بماند
- برای کالاهای غیرتکراری، همچنان می‌توانید ردیف دستی به فاکتور اضافه کنید
جمع‌بندی
اگر فروش روزانه دارید و همیشه همان کالاها یا خدمات تکراری را می‌فروشید، کاتالوگ کالا و خدمات یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای سریع‌تر کردن فاکتور زدن است. می‌توانید همین حالا و بدون ثبت‌نام وارد فاکتورباکس شوید و کاتالوگ خودتان را بسازید: ساخت فاکتور رایگان. برای دیدن نحوه فاکتور زدن سریع بدون ثبت‌نام هم راهنمای فاکتور بدون ثبت نام را ببینید، و اگر فروشگاه شما حضوری است و از چاپگر حرارتی استفاده می‌کنید، مقاله فاکتور حرارتی ۸۰ میلی‌متری را هم بخوانید. برای مدیریت مشتری‌های تکراری هم دفترچه مشتریان را ببینید.