فاکتور هدیه بدون نمایش قیمت، وقتی نباید گیرنده رقم را ببیند
یک فروشگاه گل و هدیه را تصور کن؛ مشتری یک دسته گل و یک جعبه شکلات برای تولد مادرش سفارش می‌دهد و می‌خواهد مستقیم به آدرس مادرش ارسال شود. اگر همراه بسته، فاکتوری با قیمت کامل کالاها فرستاده شود، مادر همان لحظه که بسته را باز می‌کند، رقمی می‌بیند که قرار نبوده ببیند. این دقیقا جایی است که فاکتور هدیه بدون قیمت به کار می‌آید؛ سندی که همه چیز دارد جز عددی که نباید دیده شود.
چرا نباید فاکتور معمولی همراه هدیه فرستاد؟
فاکتور معمولی برای این ساخته شده که خریدار مبلغ پرداختی‌اش را ببیند و تایید کند. وقتی گیرنده کالا شخص دیگری است، نشان دادن قیمت روی همان بسته، هم می‌تواند حس هدیه را کمرنگ کند، هم گاهی باعث خجالت یا معذب شدن گیرنده می‌شود، مخصوصا اگر مبلغ برایش بالا یا پایین به نظر برسد. کسب‌وکارهایی که هدیه، دسته گل یا سفارش‌های مناسبتی می‌فرستند، معمولا به همین دلیل باید بین دو نوع سند تفاوت بگذارند.
فرق فاکتور داخلی با فاکتور همراه بسته
راه‌حل ساده این است که دو نسخه از فاکتور داشته باشی: یک نسخه کامل با قیمت، برای بایگانی خودت و برای خریدار اصلی (کسی که پول را پرداخت کرده)، و یک نسخه بدون قیمت که همراه بسته برای گیرنده هدیه فرستاده می‌شود. نسخه داخلی برای حسابداری توست، نسخه همراه بسته فقط یک کارت یا برگه شناسایی محتویات است.
چطور در فاکتورساز یک نسخه بدون قیمت بسازیم؟
در فاکتورباکس بعد از ساختن فاکتور کامل با قیمت‌های واقعی برای بایگانی خودت، می‌توانی یک نسخه دوم از همان فاکتور بسازی (با کپی کردن آن) و ستون قیمت و مبلغ نهایی را در همان نسخه خالی یا حذف کنی، فقط نام کالاها و تعداد باقی بماند. این نسخه دوم را می‌توانی چاپ یا به‌صورت PDF همراه بسته بفرستی، بدون اینکه گیرنده هیچ رقمی ببیند.
- اول فاکتور کامل با قیمت را برای بایگانی و خریدار اصلی ذخیره کن
- یک نسخه کپی بساز و ستون قیمت و مبلغ نهایی را خالی یا حذف کن
- نام گیرنده هدیه را در نسخه بدون قیمت بیاور، نه نام خریدار
- اگر پیام یا کارت تبریکی هم هست، همان‌جا در یادداشت نسخه بدون قیمت اضافه کن
یک مثال عددی؛ سفارش هدیه تولد
فرض کن یک مشتری یک باکس هدیه به مبلغ ۱,۸۰۰,۰۰۰ تومان برای مادرش سفارش می‌دهد. فروشگاه یک فاکتور کامل با همین مبلغ برای خودش و برای پیامک تایید سفارش به مشتری اصلی نگه می‌دارد. همراه بسته اما، یک برگه ساده می‌فرستد که فقط می‌نویسد «باکس هدیه ویژه، همراه با کارت تبریک تولد»، بدون هیچ عددی. مادر بسته را باز می‌کند و فقط هدیه و پیام محبت‌آمیز را می‌بیند، نه رقم دقیق هزینه‌اش.
وقتی مشتری صراحتا می‌خواهد قیمت مخفی بماند
خیلی وقت‌ها خود مشتری هنگام سفارش می‌گوید «لطفا قیمت رو روی بسته ننویسید، هدیه است». بهتر است این درخواست را در یادداشت فاکتور اصلی هم ثبت کنی (مثلا «سفارش هدیه، عدم نمایش قیمت روی بسته طبق درخواست مشتری») تا هم خودت یادت بماند، هم اگر همکار دیگری بسته را آماده می‌کند، این نکته را از قلم نیندازد.
- درخواست عدم نمایش قیمت را همان لحظه ثبت سفارش در یادداشت فاکتور اصلی بنویس
- قبل از بسته‌بندی نهایی، یک‌بار چک کن که نسخه همراه بسته واقعا خالی از قیمت است
- اگر چند نفر با هم روی سفارش‌ها کار می‌کنند، این قانون را برایشان روشن کن
کاربرد این روش، فراتر از هدیه شخصی
فاکتور بدون قیمت فقط مخصوص هدیه تولد و مناسبت‌های شخصی نیست؛ شرکت‌هایی که برای مشتریانشان هدیه سازمانی می‌فرستند (مثلا یک باکس هدیه پایان سال برای مشتریان ویژه) هم اغلب ترجیح می‌دهند گیرنده قیمت را نبیند، چون این کار می‌تواند حس تجاری بودن هدیه را پررنگ کند. در این حالت هم همان منطق دو نسخه‌ای فاکتور کاربرد دارد.
ترکیب با خروجی تصویری برای ارسال دیجیتال
اگر هدیه به‌صورت دیجیتال (مثل یک کارت هدیه یا محصول دیجیتال) ارسال می‌شود، همان نسخه بدون قیمت را می‌توانی به‌صورت عکس PNG هم بگیری و مستقیم برای گیرنده در واتساپ یا تلگرام بفرستی، دقیقا با همان منطقی که در راهنمای فاکتور تصویری برای واتساپ توضیح داده شده، فقط این‌بار بدون ستون قیمت.
اشتباهات رایج در فاکتور هدیه
- فراموش کردن حذف قیمت از نسخه همراه بسته و فرستادن فاکتور کامل به اشتباه
- حذف قیمت از فاکتور بایگانی خودت هم، که باعث می‌شود حسابداری خودت ناقص شود
- ننوشتن نام درست گیرنده روی نسخه بدون قیمت، وقتی گیرنده با خریدار فرق دارد
- فراموش کردن اضافه کردن پیام یا کارت تبریک درخواستی مشتری روی نسخه ارسالی
جمع‌بندی
برای سفارش‌های هدیه که گیرنده‌اش شخص دیگری غیر از خریدار است، نگه داشتن دو نسخه از فاکتور، یکی کامل برای بایگانی و یکی بدون قیمت برای همراه بسته، هم حرفه‌ای‌تر است هم احترام بیشتری به تجربه گیرنده هدیه می‌گذارد. با کپی کردن فاکتور در فاکتورباکس این کار فقط چند ثانیه اضافه وقت می‌برد. برای شروع، یک فاکتور هدیه بدون قیمت در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی شروع کن.