شماره فاکتور و شماره سفارش، چرا این دو باید جدا و هر دو مستند باشند
یک فروشگاه آنلاین را تصور کن که سفارش‌ها را در یک سیستم سفارش‌گیری با شماره مشخص ثبت می‌کند، مثلا سفارش شماره ۵۵۲. وقتی همان سفارش فاکتور می‌شود، فروشنده به‌جای ساختن یک شماره فاکتور جدا، همان عدد ۵۵۲ را روی فاکتور هم می‌گذارد. تا وقتی فقط یک سفارش به یک فاکتور تبدیل می‌شود، مشکلی پیش نمی‌آید. ولی وقتی یک سفارش نیاز به دو فاکتور پیدا کند (مثلا یک فاکتور اصلی و یک فاکتور اصلاحی)، یا یک فاکتور چند سفارش را با هم پوشش دهد، همین هم‌نام بودن دو شماره، گم کردن ردشان را آسان می‌کند.
فرق شماره سفارش با شماره فاکتور چیست؟
شماره سفارش معمولا در لحظه‌ای که مشتری خرید را ثبت می‌کند ساخته می‌شود و به یک درخواست خرید اشاره دارد. شماره فاکتور به یک سند مالی اشاره دارد که ممکن است بعد از سفارش، همزمان با آن، یا حتی بعدا و برای اصلاح، صادر شود. این دو مفهوم جدا هستند: یک سفارش می‌تواند صفر، یک یا چند فاکتور داشته باشد (مثلا یک فاکتور اصلی و یک فاکتور اصلاحی)، و گاهی هم یک فاکتور می‌تواند چند سفارش کوچک را با هم پوشش دهد.
چرا قاطی کردن این دو شماره مشکل‌ساز می‌شود؟
اگر فقط یک شماره برای هر دو مفهوم استفاده شود، وقتی به یک سفارش دو بار فاکتور بزنی (مثلا به‌خاطر اصلاح قیمت)، باید یا شماره فاکتور را تکرار کنی که اصلا درست نیست، یا شماره‌ای بسازی که دیگر با سفارش اصلی مرتبط به نظر نمی‌رسد. نگه داشتن دو شماره جدا از همان اول، این مشکل را حل می‌کند و امکان ردیابی هر دو مسیر را حفظ می‌کند.
چه زمانی این تفکیک واقعا اهمیت پیدا می‌کند؟
- وقتی یک سفارش به دلیل اشتباه قیمت یا تعداد، یک فاکتور اصلاحی جدا می‌گیرد
- وقتی چند سفارش کوچک مشتری در یک فاکتور ماهانه جمع می‌شوند
- وقتی سیستم فروشگاه یا پلتفرم آنلاین خودش شماره سفارش می‌سازد و تو جدا شماره فاکتور می‌دهی
- وقتی مشتری با شماره سفارشی که از سایت گرفته تماس می‌گیرد ولی سوالش درباره فاکتور است
چطور این دو شماره را روی فاکتور کنار هم بیاوریم؟
راه‌حل ساده این است که هر دو شماره روی فاکتور دیده شوند، نه فقط یکی. شماره فاکتور به‌عنوان شناسه اصلی خود سند، و شماره سفارش در یک فیلد یا یادداشت جدا، به‌عنوان مرجعی که این فاکتور به کدام سفارش مربوط است. در فاکتورباکس می‌توانی شماره‌گذاری خودکار فاکتور را فعال کنی و شماره سفارش را هم در ستون یا فیلد سفارشی اضافه کنی، طبق راهنمای ستون و فیلد سفارشی روی فاکتور.
- شماره فاکتور را بگذار سیستم خودکار بسازد تا تکرار یا جاافتادگی نداشته باشد
- شماره سفارش را در یک فیلد جدا یا در یادداشت فاکتور بیاور، نه در خود شماره فاکتور
- اگر یک فاکتور چند سفارش را پوشش می‌دهد، فهرست شماره سفارش‌ها را در یادداشت بنویس
- برای فاکتور اصلاحی، هم شماره فاکتور جدید هم ارجاع به فاکتور و سفارش اصلی را بنویس
یک مثال عددی از یک سفارش با فاکتور اصلاحی
فرض کن سفارش شماره ۵۵۲ یک فاکتور با شماره ۲۰۴ می‌گیرد، به مبلغ ۴,۵۰۰,۰۰۰ تومان. چند روز بعد مشخص می‌شود قیمت یک قلم اشتباه بوده و باید ۳۰۰,۰۰۰ تومان اصلاح شود. فاکتور اصلاحی با شماره جدید، مثلا ۲۰۵، صادر می‌شود و در یادداشتش می‌نویسی «اصلاح فاکتور شماره ۲۰۴ مربوط به سفارش شماره ۵۵۲». حالا اگر کسی بعدا شماره سفارش ۵۵۲ را جستجو کند، می‌تواند هر دو فاکتور مرتبط با آن را پیدا کند، بدون اینکه شماره‌گذاری فاکتورها به‌هم بریزد.
ارتباط با شماره‌گذاری منظم فاکتور
این موضوع ادامه منطقی چیزی است که در راهنمای شماره‌گذاری فاکتور هم توضیح داده‌ایم؛ شماره فاکتور باید پیوسته و بدون جاافتادگی باشد، چه برای یک سفارش ساده چه برای یک فاکتور اصلاحی. قاطی کردنش با شماره سفارش، همین نظم را به‌هم می‌زند.
وقتی از یک پلتفرم فروش آنلاین استفاده می‌کنی
اگر از یک پلتفرم فروشگاه‌ساز یا شبکه اجتماعی برای گرفتن سفارش استفاده می‌کنی، آن پلتفرم معمولا خودش یک شماره سفارش می‌سازد که کاملا خارج از کنترل توست. بهتر است همان شماره را عینا در فاکتورت کپی کنی، نه اینکه دوباره یک شماره مشابه بسازی که ممکن است فراموش کنی دقیقا مال کدام سفارش پلتفرم بوده.
اشتباهات رایج در این زمینه
- استفاده از شماره سفارش به‌جای شماره فاکتور، که برای فاکتور اصلاحی بعدی مشکل‌ساز می‌شود
- ننوشتن هیچ ارجاعی به شماره سفارش روی فاکتور
- تغییر الگوی شماره‌گذاری سفارش و فاکتور در وسط کار بدون قاعده مشخص
- فراموش کردن نوشتن شماره سفارش‌های مرتبط وقتی یک فاکتور چند سفارش را پوشش می‌دهد
جمع‌بندی
شماره فاکتور و شماره سفارش دو چیز جدا هستند و بهتر است هر دو، نه فقط یکی، روی سند دیده شوند. با شماره‌گذاری خودکار فاکتور و یک فیلد جدا برای شماره سفارش در فاکتورباکس، هر دو مسیر همیشه قابل‌پیگیری می‌مانند. برای شروع، شماره فاکتور و شماره سفارش را از هم جدا در فاکتورباکس تنظیم کن یا از صفحه اصلی فاکتورباکس شروع کن.