ستون و فیلد سفارشی روی فاکتور؛ وقتی فیلدهای پیش‌فرض کافی نیست
یک فروشنده لوازم خانگی را تصور کن که باید کنار هر کالا شماره سریال و تاریخ شروع گارانتی را هم بنویسد. یا یک عمده‌فروش مواد غذایی که باید کد بچ و تاریخ انقضا را کنار هر قلم ثبت کند. فاکتور معمولی فقط نام کالا، تعداد و قیمت دارد؛ این اطلاعات اضافه جایی روی فاکتور استاندارد ندارند. نتیجه معمولا این می‌شود که فروشنده مجبور می‌شود این جزئیات را روی یک برگه جدا یا در قسمت توضیحات، به‌صورت درهم و نامرتب، بنویسد.
چرا فیلدهای پیش‌فرض فاکتور همیشه کافی نیستند؟
هر صنف یک نیاز خاص خودش را دارد که در فاکتور عمومی دیده نمی‌شود. طلافروش به عیار و وزن نیاز دارد، فروشگاه موبایل به IMEI، شرکت خدماتی به شماره قرارداد یا تیکت پشتیبانی، و انبار پخش به کد بچ و تاریخ انقضا. اگر فاکتورساز فقط ستون‌های ثابت نام کالا، تعداد و قیمت را بدهد، این اطلاعات یا اصلا ثبت نمی‌شوند یا در جایی نامناسب مثل توضیحات فاکتور فشرده می‌شوند، جایی که بعدا پیدا کردنشان سخت است.
راه‌حل؛ افزودن ستون و فیلد دلخواه به فاکتور
در فاکتورباکس می‌توانی هم به جدول کالا/خدمت ستون‌های دلخواه اضافه کنی، هم فیلدهای اضافه به بخش مشخصات فروشنده یا خریدار بیفزایی. یعنی اگر لازم داری کنار هر ردیف کالا یک ستون شماره سریال یا تاریخ گارانتی داشته باشی، خودت آن ستون را تعریف می‌کنی و از آن به بعد در هر فاکتور جدید همان ستون موجود است، بدون اینکه هر بار دستی اضافه‌اش کنی.
چند مثال از ستون‌های سفارشی رایج در صنف‌های مختلف
- فروشگاه موبایل: ستون IMEI یا شماره سریال گوشی
- طلافروشی: ستون عیار، وزن به گرم، و اجرت ساخت
- عمده‌فروشی مواد غذایی: ستون کد بچ و تاریخ انقضا
- شرکت خدماتی: ستون شماره قرارداد یا شماره تیکت پشتیبانی
- فروشگاه لوازم خانگی: ستون تاریخ شروع و پایان گارانتی
چطور یک ستون سفارشی جدید بسازیم؟
ساخت ستون سفارشی کار پیچیده‌ای نیست. از تنظیمات جدول کالا، گزینه افزودن ستون را انتخاب می‌کنی، یک نام برایش می‌گذاری (مثلا «شماره سریال») و نوع محتوای آن را مشخص می‌کنی (متن، عدد یا تاریخ). از آن لحظه به بعد، این ستون کنار ستون‌های استاندارد (نام کالا، تعداد، قیمت) در جدول فاکتور دیده می‌شود و برای هر ردیف جدید هم قابل پر کردن است. اگر دیگر لازمش نداشتی، به همان سادگی می‌توانی از فاکتورهای بعدی حذفش کنی.
یک مثال عددی؛ فاکتور یک فروشگاه موبایل
فرض کن یک فروشگاه موبایل سه دستگاه گوشی به مبلغ کل ۴۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان می‌فروشد. بدون ستون سفارشی، فروشنده باید سه شماره IMEI پانزده‌رقمی را جای دیگری یادداشت کند و امیدوار باشد گم نشوند، به‌خصوص وقتی مشتری برای تعویض یا گارانتی برمی‌گردد. با ستون سفارشی IMEI کنار هر ردیف گوشی، همان لحظه فروش این شماره‌ها ثبت می‌شوند و ماه‌ها بعد هم، وقتی مشتری با مشکل دستگاه برمی‌گردد، فروشنده فقط با باز کردن همان فاکتور می‌تواند دستگاه را از روی IMEI شناسایی کند.
فیلد سفارشی در مشخصات فروشنده و خریدار
ستون سفارشی مخصوص جدول کالا و خدمت است، ولی گاهی نیاز به فیلد اضافه در بخش مشخصات هم هست؛ مثلا یک شرکت پیمانکاری شاید بخواهد کد پروژه یا نام مسئول تحویل را هم روی فاکتور بیاورد. این‌ها را می‌توانی به‌عنوان فیلد اضافه در بخش مشخصات فروشنده یا خریدار وارد کنی تا کنار شناسه ملی و کد اقتصادی معمول، همین اطلاعات هم روی فاکتور چاپ شود.
- کد پروژه یا شماره سفارش داخلی
- نام مسئول تحویل یا کارشناس فروش
- شماره قرارداد یا شماره پیمان
- کانال فروش (حضوری، آنلاین، نمایندگی)
مراقب شلوغ شدن فاکتور هم باش
همین‌قدر که فیلد و ستون سفارشی مفید است، اضافه کردن بی‌رویه‌اش هم فاکتور را شلوغ و کم‌خوان می‌کند. بهتر است فقط چیزهایی را اضافه کنی که واقعا برای صنف یا کارت لازم است، نه هر چیزی که «شاید یک روز به کار بیاید». یک فاکتور با پنج شش ستون اضافه، دیگر برای مشتری هم قابل خواندن نیست. قاعده ساده این است: اگر یک ستون در بیشتر فاکتورهایت لازم می‌شود، اضافه‌اش کن؛ اگر فقط برای یک فاکتور خاص لازم است، همان‌جا موقت واردش کن و بعد حذفش کن.
ترکیب ستون سفارشی با کاتالوگ کالا
اگر کالاهایت را از قبل در کاتالوگ ذخیره کرده باشی، ستون‌های سفارشی می‌توانند حتی با اطلاعات پیش‌فرض هر کالا هم ترکیب شوند؛ مثلا اگر هر کالا در کاتالوگ یک کد بچ ثابت دارد، دیگر لازم نیست هر بار دستی واردش کنی. جزئیات ساخت و استفاده از کاتالوگ کالا را می‌توانی در راهنمای کاتالوگ کالا برای فاکتورگیری سریع ببینی؛ ترکیب این دو فیچر، هم فاکتور را کامل‌تر می‌کند هم سرعت صدورش را بالا می‌برد.
اشتباهات رایج در استفاده از فیلد و ستون سفارشی
- اضافه کردن ستون‌های زیاد که فاکتور را شلوغ و کم‌خوان می‌کند
- گذاشتن نام مبهم برای ستون سفارشی که بعدا خود فروشنده هم یادش نمی‌آید یعنی چه
- خالی گذاشتن ستون سفارشی برای بعضی ردیف‌ها که باعث ناهماهنگی در جدول می‌شود
- استفاده از فیلد سفارشی برای اطلاعاتی که باید در توضیحات عمومی فاکتور بیایند، نه در جدول کالا
جمع‌بندی
اگر کسب‌وکارت یک نیاز خاص دارد که در فاکتور استاندارد جایی ندارد، ستون و فیلد سفارشی دقیقا برای همین ساخته شده‌اند؛ چه شماره سریال باشد، چه کد بچ، چه شماره قرارداد. کافی است یک‌بار ستون‌های لازم صنف خودت را در فاکتور باکس تعریف کنی، بعد از آن هر فاکتور جدید همان ساختار را دارد. برای شروع، یک ستون سفارشی به فاکتور خودت در فاکتورباکس اضافه کن یا از صفحه اصلی فاکتورباکس شروع کن.