فاکتور برای نمایشگاه و بازارچه موقت، وقتی فروش فقط چند روز طول می‌کشد
یک صنایع‌دستی‌ساز را تصور کن که برای یک نمایشگاه سه‌روزه، یک غرفه کوچک اجاره کرده. در این سه روز، باید ده‌ها فاکتور برای مشتریانی بزند که هرکدام فقط چند دقیقه وقت دارند و منتظر معطلی نمی‌مانند. کنار این، اینترنت سالن نمایشگاه معمولا شلوغ و کند است، و برق‌کشی یا فضای کافی برای یک کامپیوتر ثابت هم اغلب وجود ندارد. این شرایط با فروش روزمره یک مغازه ثابت خیلی فرق دارد و به آمادگی متفاوتی نیاز دارد.
چالش‌های اصلی فروش در نمایشگاه و بازارچه موقت
سه مشکل معمولا همزمان پیش می‌آید: اول، سرعت؛ مشتری‌های نمایشگاه معمولا عجله دارند و اگر صدور فاکتور طول بکشد، خیلی‌ها منصرف می‌شوند. دوم، اتصال اینترنت؛ در سالن‌های شلوغ، وای‌فای عمومی اغلب ضعیف یا قطع است. سوم، نبود آمادگی قبلی؛ کالاهایی که برای نمایشگاه انتخاب شده‌اند، ممکن است در کاتالوگ همیشگی فروشگاه نباشند یا قیمت متفاوتی برای همان رویداد داشته باشند.
قدم اول؛ کاتالوگ نمایشگاهی را از قبل آماده کن
بهترین کار این است که چند روز قبل از نمایشگاه، فهرست کالاهایی که قرار است عرضه کنی را در کاتالوگ فاکتورباکس وارد کنی، همراه با قیمت‌های ویژه همان رویداد اگر تخفیف نمایشگاهی داری. این کار را می‌توانی دستی انجام بدهی یا اگر تعداد کالا زیاد است، از وارد کردن یک‌جا از اکسل استفاده کنی، طبق روشی که در راهنمای وارد کردن دسته‌جمعی کالا از اکسل توضیح داده شده.
- فهرست کالاهای نمایشگاهی را چند روز قبل در کاتالوگ آماده کن
- اگر قیمت نمایشگاهی با قیمت معمول فروشگاه فرق دارد، یک کاتالوگ یا برچسب جدا برایش بگذار
- موجودی هر کالا را از قبل بررسی کن تا وسط فروش با کمبود روبه‌رو نشوی
- برای کالاهای پرتکرار، از بارکد استفاده کن تا سرعت صدور فاکتور بالاتر برود
آمادگی برای اینترنت ضعیف یا قطع
یکی از بزرگ‌ترین نگرانی‌ها در محیط نمایشگاهی، قطعی یا کندی اینترنت است. اگر فاکتورباکس را از قبل به‌صورت برنامه (PWA) روی گوشی یا تبلت نصب کرده باشی، بخش اصلی کار یعنی ساختن فاکتور، وارد کردن کالا و کالکشن‌های ادیتور، حتی بدون اتصال زنده هم کار می‌کند. جزئیات کامل نصب و اینکه چه بخش‌هایی آفلاین کار می‌کنند را می‌توانی در راهنمای نصب برنامه فاکتور روی موبایل ببینی.
یک مثال عددی؛ سرعت فروش در یک روز شلوغ نمایشگاه
فرض کن در یک روز نمایشگاه، ۴۰ مشتری از غرفه‌ات خرید می‌کنند، با میانگین فروش هر مشتری ۶۵۰,۰۰۰ تومان. اگر هر فاکتور با کاتالوگ آماده و بارکد، حدود یک دقیقه طول بکشد، کل کار حدود ۴۰ دقیقه وقت می‌برد. اگر همان کاتالوگ آماده نباشد و هر بار باید نام و قیمت کالا را از حفظ یا از روی برچسب پیدا کنی، هر فاکتور احتمالا سه چهار دقیقه طول می‌کشد، یعنی چیزی نزدیک به دو ساعت و نیم؛ زمانی که می‌توانست صرف صحبت با مشتری‌های بیشتر شود.
پرداخت در محیط نمایشگاهی
در بیشتر نمایشگاه‌ها، مشتری‌ها نقد یا با کارت‌خوان همراه پرداخت می‌کنند، نه با واریز آنلاین. برای همین بهتر است روی فاکتور یا صورتحساب نمایشگاهی، بخش پرداخت را ساده و سریع نگه داری؛ فقط مبلغ دریافتی و روش آن (نقد یا کارت) کافی است، بدون نیاز به فیلدهای پیچیده. جزئیات ثبت سریع پرداخت را می‌توانی در راهنمای ثبت پرداخت و چک روی فاکتور ببینی.
خروجی مناسب برای محیط نمایشگاهی
برای غرفه‌های نمایشگاهی، حمل یک پرینتر بزرگ معمولا عملی نیست. دو گزینه رایج وجود دارد: یک پرینتر حرارتی کوچک و قابل‌حمل با اندازه کاغذ ۸۰ میلی‌متری که جزئیاتش در راهنمای فیش حرارتی ۸۰ میلی‌متری آمده، یا اگر اصلا نمی‌خواهی پرینتر حمل کنی، فرستادن فاکتور به‌صورت عکس PNG یا پی‌دی‌اف مستقیم به شماره واتساپ مشتری، همان‌جا در غرفه.
- برای چاپ حضوری، یک پرینتر حرارتی کوچک و باتری‌دار همراه ببر
- اگر پرینتر نداری، همان‌جا خروجی PNG یا PDF بگیر و برای مشتری بفرست
- شماره تماس مشتری را برای ارسال فاکتور دیجیتال از همان اول بپرس
- یک شارژر همراه برای گوشی یا تبلتی که با آن فاکتور می‌زنی فراموش نکن
بعد از نمایشگاه؛ جمع‌بندی فروش از تاریخچه
بعد از پایان نمایشگاه، به‌جای جمع زدن دستی رسیدهای پراکنده، می‌توانی از تاریخچه فاکتورهای همان چند روز استفاده کنی تا مجموع فروش، پرفروش‌ترین کالا و میانگین فروش هر مشتری را ببینی. جزئیات استفاده از این بخش در راهنمای تاریخچه فاکتورها توضیح داده شده؛ همین گزارش ساده می‌تواند کمکت کند برای نمایشگاه بعدی، کالاهای پرفروش‌تر را بیشتر ببری.
اشتباهات رایج در فاکتورزنی نمایشگاهی
- اعتماد کامل به اینترنت سالن نمایشگاه بدون آمادگی برای حالت آفلاین
- نبردن کاتالوگ آماده و مجبور شدن به تایپ دستی هر بار زیر فشار صف مشتری
- فراموش کردن شارژ کامل گوشی یا تبلت قبل از شروع روز نمایشگاهی
- ندادن گزینه ارسال دیجیتال فاکتور برای مشتریانی که نمی‌خواهند نسخه کاغذی بگیرند
جمع‌بندی
فروش در نمایشگاه و بازارچه موقت، به آمادگی متفاوتی از یک مغازه ثابت نیاز دارد؛ کاتالوگ از قبل آماده، برنامه نصب‌شده برای حالت آفلاین، و یک راه سریع برای تحویل فاکتور (چاپی یا دیجیتال). با آماده کردن این‌ها در فاکتورباکس قبل از روز رویداد، صف مشتری هیچ‌وقت معطل نمی‌ماند. برای آماده شدن، کاتالوگ نمایشگاهی خودت را همین حالا در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی شروع کن.