چرا بخش مالی شرکت‌ها فاکتور را برمی‌گردانند؛ هفت دلیل رایج رد شدن
یک تامین‌کننده کوچک را تصور کن که برای یک شرکت بزرگ کالا فرستاده و فاکتوری هم همراهش گذاشته. دو هفته بعد، به‌جای واریز پول، یک ایمیل کوتاه از بخش مالی شرکت می‌رسد: «فاکتور ارسالی قابل ثبت در سیستم نیست، لطفا نسخه اصلاح‌شده ارسال شود». این اتفاق برای خیلی از کسب‌وکارهای کوچک که تازه با مشتری‌های شرکتی کار می‌کنند، آشناست و معمولا دلیلش یکی از چند مورد تکراری است.
چرا بخش مالی شرکت‌ها اینقدر سخت‌گیر هستند؟
بخش مالی یک شرکت باید فاکتورهای دریافتی را در سیستم حسابداری خودش ثبت کند، اغلب برای گزارش‌دهی مالیاتی و مالی که قاعده و فرمت مشخصی دارد. اگر فاکتوری فیلد لازم را نداشته باشد یا فرمتش با آن قاعده نخواند، سیستم آن‌ها یا اصلا اجازه ثبت نمی‌دهد یا کارشناس مالی ترجیح می‌دهد پیش از ثبت، نسخه کامل را بگیرد تا بعدا دردسر نشود.
دلیل یک: نبود شناسه ملی یا کد اقتصادی
این رایج‌ترین دلیل رد شدن فاکتورهای شرکتی است. اگر فروشنده یا خریدار شخص حقوقی باشد و این دو فیلد روی فاکتور نباشند، بیشتر سیستم‌های مالی شرکت‌ها اصلا اجازه ثبت نمی‌دهند. جزئیات کامل این دو فیلد در راهنمای کد اقتصادی و شناسه ملی روی فاکتور آمده است.
دلیل دو: آدرس یا کد پستی ناقص
خیلی از سیستم‌های مالی، آدرس کامل و کد پستی ده‌رقمی هر دو طرف را به‌عنوان فیلد الزامی می‌خواهند. یک آدرس کوتاه و ناقص، حتی اگر همه فیلدهای دیگر درست باشند، می‌تواند تنها دلیل برگشت خوردن فاکتور باشد.
دلیل سه: شماره فاکتور یا تاریخ نامشخص
یک فاکتور بدون شماره مشخص یا با تاریخ مبهم، برای ثبت در سیستم حسابداری مشکل‌ساز است، چون این دو فیلد معمولا کلید اصلی ثبت سند هستند. شماره‌گذاری منظم و ترتیبی، جزئیاتش در راهنمای شماره‌گذاری فاکتور آمده، همین مشکل را از ریشه حل می‌کند.
دلیل چهار: مبلغ نهایی با جمع ردیف‌ها نمی‌خواند
اگر جمع ردیف‌ها، تخفیف و مالیات را دستی حساب کرده باشی و یک تومان یا حتی کمتر اختلاف داشته باشد، سیستم‌های خودکار مالی اغلب چنین فاکتوری را رد می‌کنند، چون محاسبه‌شان با فرمول داخلی سیستم نمی‌خواند. محاسبه خودکار و دقیق، این خطر را کاملا از بین می‌برد.
دلیل پنج: شرح کالا یا خدمت مبهم
عبارت‌های کلی مثل «خدمات» یا «کالا» بدون جزئیات بیشتر، در بسیاری از شرکت‌ها برای تایید هزینه کافی نیست، چون کارشناس مالی باید بتواند بفهمد این هزینه دقیقا برای چه بوده تا در دسته‌بندی درست ثبتش کند. شرح دقیق‌تر هر ردیف، این مانع را از بین می‌برد.
دلیل شش: نام خریدار با نام ثبت‌شده شرکت یکی نیست
گاهی فاکتور به نام کوتاه یا غیررسمی شرکت نوشته می‌شود (مثلا «شرکت الف» به‌جای نام کامل ثبت‌شده در اداره ثبت)، درحالی‌که سیستم مالی فقط نام رسمی و کامل را می‌پذیرد. بهتر است همان ابتدا از طرف خرید، نام دقیق و کامل شرکت را بخواهی، دقیقا همان‌طور که در راهنمای فاکتور به نام شخص یا نهاد دیگر هم اشاره شده است.
دلیل هفت: نبود بارنامه یا سند مرتبط لازم
برای بعضی خریدها، شرکت ممکن است علاوه بر فاکتور، بارنامه یا سند تحویل کالا هم بخواهد تا مطمئن شود کالا واقعا تحویل داده شده. اگر چنین سندی را از قبل آماده و همراه فاکتور نفرستی، ممکن است فاکتور تا دریافت آن سند معلق بماند.
یک مثال عددی از یک فاکتور برگشتی
فرض کن یک فاکتور ۲۲,۰۰۰,۰۰۰ تومانی برای یک شرکت فرستاده‌ای، بدون شناسه ملی خریدار و با شرح کلی «خدمات مشاوره». بخش مالی آن را رد می‌کند و پرداخت حداقل یک هفته عقب می‌افتد تا نسخه اصلاح‌شده برسد و دوباره در صف تایید قرار بگیرد. اگر از همان اول شناسه ملی را از مشتری گرفته بودی و شرح کار را دقیق نوشته بودی (مثلا «مشاوره مالی سه‌ماهه، مطابق قرارداد شماره X»)، همان فاکتور اول احتمالا بدون مشکل ثبت می‌شد و پول یک هفته زودتر دستت می‌رسید.
چک‌لیست قبل از فرستادن فاکتور برای یک شرکت
- شناسه ملی و کد اقتصادی هر دو طرف درست و کامل است
- آدرس و کد پستی ده‌رقمی هر دو طرف نوشته شده
- شماره فاکتور و تاریخ صدور مشخص‌اند
- مبلغ نهایی با جمع ردیف‌ها و محاسبات مالیات و تخفیف می‌خواند
- شرح هر ردیف دقیق و قابل‌فهم است، نه فقط یک عبارت کلی
- نام خریدار دقیقا همان نام رسمی ثبت‌شده شرکت است
- اگر سندی مثل بارنامه هم لازم است، همراه فاکتور فرستاده شده
چطور از همان اول این مشکلات را پیشگیری کنیم؟
بهترین راه این است که قبل از صدور فاکتور برای یک مشتری شرکتی جدید، یک‌بار بپرسی چه فیلدهایی برای ثبت در سیستم آن‌ها الزامی است؛ بعضی شرکت‌ها حتی یک فرم یا نمونه فاکتور مرجع می‌دهند. در فاکتورباکس این مشخصات (شناسه ملی، کد اقتصادی، آدرس، کد پستی) جایشان از قبل در فرم فاکتور تعریف شده، پس فقط باید حواست باشد همه آن‌ها را از مشتری بپرسی و خالی نگذاری.
- از مشتری شرکتی بپرس آیا الزامات خاصی برای فاکتور دریافتی دارند
- همه فیلدهای هویتی را از همان اول کامل پر کن، نه اینکه بعدا اصلاح کنی
- از محاسبه خودکار استفاده کن تا اختلاف عددی هیچ‌وقت پیش نیاید
- شرح هر ردیف را همیشه دقیق و قابل‌فهم بنویس
یک نکته صادقانه درباره تفاوت شرکت‌ها
الزامات دقیق هر شرکت می‌تواند با شرکت دیگر فرق داشته باشد و به سیستم داخلی و قوانین حسابداری‌شان بستگی دارد. این فهرست هفت دلیل، رایج‌ترین مواردی هستند که در عمل دیده می‌شوند، نه یک قانون ثابت و یکسان برای همه. برای هر مشتری شرکتی مهم، بهتر است مستقیم از همان مشتری بپرسی.
جمع‌بندی
رد شدن فاکتور توسط بخش مالی یک شرکت، معمولا به چند دلیل تکراری برمی‌گردد: فیلد هویتی ناقص، شرح مبهم یا محاسبه نادرست. با پر کردن کامل این فیلدها از همان اول در فاکتورباکس، احتمال برگشت خوردن فاکتور و تاخیر در پرداخت به‌شدت کم می‌شود. برای شروع، یک فاکتور کامل و قابل‌ثبت برای مشتری شرکتی در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی فاکتورباکس شروع کن.