قبل از فرستادن هر فاکتور، این هفت نکته را یک‌بار چک کن
فاکتور را تمام کرده‌ای، انگشتت روی دکمه ارسال است. همین لحظه، درست همان‌جایی است که بیشتر اشتباهات کوچک رخ می‌دهند؛ یک رقم جابه‌جا، یک فیلد خالی‌مانده، یک شماره کارت قدیمی. این اشتباهات معمولا از بی‌دقتی کلی نیست، از عجله همان چند ثانیه آخر است. یک چک‌لیست کوتاه، دقیقا همین لحظه را پوشش می‌دهد.
چرا یک چک‌لیست ساده بهتر از حافظه است؟
وقتی روزی چند فاکتور می‌زنی، مغز خیلی زود به حالت خودکار می‌رود و همین خودکار شدن، جایی است که جزئیات کوچک جا می‌افتند. یک چک‌لیست کوتاه و ثابت، این حالت خودکار را برای چند ثانیه متوقف می‌کند و وادارت می‌کند دوباره، حتی سرسری، به فاکتور نگاه کنی.
۱. مشخصات خریدار درست است؟
نام، شماره تماس و در صورت نیاز آدرس را یک‌بار با آنچه مشتری گفته مقایسه کن. برای مشتری‌های شرکتی، شناسه ملی و کد اقتصادی را هم چک کن؛ جزئیات این دو فیلد در راهنمای کد اقتصادی و شناسه ملی روی فاکتور آمده است.
۲. مبلغ نهایی با جمع ردیف‌ها می‌خواند؟
اگر محاسبه را خودکار انجام داده باشی (مثل آنچه در فاکتورباکس اتفاق می‌افتد)، این مورد معمولا خودش درست است؛ ولی اگر یک ردیف را دستی ویرایش کرده‌ای، یک نگاه سریع به مبلغ نهایی خالی از ضرر نیست.
۳. تخفیف و مالیات به ترتیب درست اعمال شده‌اند؟
ترتیب درست این است که اول تخفیف کسر شود، بعد مالیات روی مبلغ تخفیف‌خورده محاسبه شود. جزئیات کامل این ترتیب در راهنمای محاسبه مالیات ارزش افزوده و تخفیف آمده است.
۴. شماره کارت یا شبا به‌روز است؟
این مورد به‌خصوص وقتی مهم است که اخیرا حساب بانکی‌ات را عوض کرده باشی. یک شماره کارت بسته یا قدیمی، می‌تواند باعث شود مشتری پول را به‌جای اشتباهی واریز کند.
۵. تاریخ و شماره فاکتور درست‌اند؟
تاریخ باید همان روز واقعی صدور باشد، نه تاریخ یک فاکتور قبلی که از رویش کپی کرده‌ای. شماره هم باید ادامه منظم شماره‌های قبلی باشد؛ جزئیاتش در راهنمای شماره‌گذاری فاکتور آمده است.
۶. یادداشت و شرایط لازم نوشته شده‌اند؟
مهلت پرداخت، شرایط مرجوعی یا گارانتی، و هر توضیح خاص همان سفارش را یک‌بار مرور کن تا مطمئن شوی چیزی از قلم نیفتاده. فهرست کامل این نوع یادداشت‌ها در راهنمای یادداشت و شرایط پایانی فاکتور آمده است.
۷. آیا این فاکتور قبلا صادر نشده؟
مخصوصا وقتی چند نفر همزمان روی فاکتورزنی کار می‌کنید یا سفارش از چند کانال می‌رسد، یک جستجوی سریع در تاریخچه، جلوی صدور دوباره را می‌گیرد؛ جزئیات این موضوع در راهنمای صدور دوباره فاکتور آمده است.
یک مثال عددی از فایده همین چند ثانیه
فرض کن یک فاکتور ۹,۵۰۰,۰۰۰ تومانی آماده کرده‌ای و عجله داری برایش بفرستی. اگر همین چک‌لیست هفت‌موردی را در کمتر از سی ثانیه مرور کنی و متوجه شوی شماره کارت قدیمی مانده، همان سی ثانیه جلوی یک واریز اشتباه و روزها پیگیری بعدی را می‌گیرد. هزینه این بررسی کوتاه تقریبا صفر است؛ هزینه نبودش می‌تواند خیلی بیشتر از آن سی ثانیه باشد.
چطور این چک را سریع‌تر و عادت‌شده کنیم؟
در فاکتورباکس بخش زیادی از این موارد (محاسبه مبلغ، شماره‌گذاری، مشخصات ثابت فروشنده) خودکار و از همان قالب تنظیم‌شده می‌آیند، یعنی چیزی که باید دستی چک کنی، معمولا فقط مشخصات خریدار و جزئیات خاص همان سفارش است، نه کل فاکتور. همین باعث می‌شود این چک‌لیست هفت‌موردی در عمل خیلی سریع‌تر از چیزی که به نظر می‌رسد انجام شود.
- مشخصات ثابت (فروشنده، شماره کارت، شماره‌گذاری) را یک‌بار در تنظیمات تثبیت کن
- فقط مشخصات خریدار و جزئیات خاص هر سفارش را دستی بررسی کن
- این چک‌لیست را جایی کنار دستت (یادداشت گوشی، کاغذ کنار صندوق) نگه دار تا عادت شود
- برای فاکتورهای مهم و پرارزش، این بررسی را جدی‌تر و با دقت بیشتری انجام بده
این چک‌لیست جایگزین دقت در ساخت فاکتور نیست
این هفت مورد، یک بررسی نهایی سریع است، نه جایگزین دقت در مراحل قبلی ساخت فاکتور. اگر از همان ابتدا کاتالوگ، مشخصات فروشنده و شماره‌گذاری را درست تنظیم کرده باشی، این چک نهایی فقط چند ثانیه طول می‌کشد و بیشتر یک اطمینان‌خاطر است تا یک کار سنگین.
جمع‌بندی
قبل از فرستادن هر فاکتور، یک نگاه چند ثانیه‌ای به مشخصات خریدار، مبلغ، شماره کارت، تاریخ و یادداشت، می‌تواند جلوی خیلی از اشتباهات کوچک ولی پردردسر را بگیرد. با فاکتورباکس بیشتر این موارد از همان ابتدا درست و خودکار تنظیم می‌شوند و بررسی نهایی سبک‌تر می‌شود. برای ساختن فاکتور بعدی‌ات با همین اطمینان، یک فاکتور در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی فاکتورباکس شروع کن.