تفاوت پیش‌فاکتور با فاکتور فروش چیست؟
پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) پیشنهادی است که فروشنده قبل از قطعی شدن معامله می‌فرستد. قیمت، مشخصات کالا یا خدمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و مدت اعتبار پیشنهاد را نشان می‌دهد. تا وقتی طرفین تایید نکرده‌اند، تعهد مالیاتی فروش قطعی ایجاد نمی‌شود.
فاکتور فروش چه زمانی صادر می‌شود؟
فاکتور فروش یا صورتحساب نهایی بعد از توافق و معمولاً همزمان با تحویل کالا یا ارائه خدمت صادر می‌شود. این سند مبنای ثبت درآمد فروشنده، ثبت هزینه یا دارایی خریدار، و محاسبه مالیات ارزش افزوده است. اگر پیش‌فاکتور را به‌جای فاکتور در دفاتر ثبت کنید، هم دوره شناسایی درآمد به‌هم می‌ریزد و هم خریدار ممکن است اعتبار مالیاتی نادرست بگیرد.
تفاوت‌های عملی که باید روی سند دیده شود
- عنوان سند: پیش‌فاکتور یا صورتحساب فروش
- مدت اعتبار پیشنهاد فقط روی پیش‌فاکتور معنا دارد
- شماره سریال فاکتور نهایی نباید با شماره پیش‌فاکتور یکی باشد
- مالیات ارزش افزوده روی فاکتور قطعی الزامی است؛ روی پیش‌فاکتور جنبه برآورد دارد
- پیش‌پرداخت را در هر دو سند ذکر کنید، ولی تسویه نهایی فقط با فاکتور فروش بسته می‌شود
چه زمانی پیش‌فاکتور لازم است؟
برای سفارش ساخت، واردات، پروژه‌های خدماتی و هر معامله‌ای که خریدار باید از مدیر یا بانک تاییدیه بگیرد، پیش‌فاکتور لازم است. در فروش نقدی فروشگاهی معمولاً همان فاکتور یا رسید کافی است و پیش‌فاکتور فقط کار را طولانی می‌کند.
پس از تایید مشتری، سند را با شماره جدید به‌عنوان فاکتور فروش صادر کنید و به پیش‌فاکتور قبلی ارجاع بدهید. در فاکتورباکس می‌توانید وضعیت را از پیش‌فاکتور به در انتظار پرداخت یا پرداخت‌شده تغییر دهید، ولی بهتر است شماره سریال نهایی جدا بماند تا در بایگانی مالیاتی دو سند با یک شماره ظاهر نشود.