راهنمای صدور فاکتور رسمی و الزامات سامانه مودیان
فاکتور رسمی سندی است که برای اثبات معامله، محاسبه مالیات عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده نزد سازمان امور مالیاتی اعتبار دارد. اگر فیلدهای هویتی ناقص باشد یا مالیات جداگانه قید نشود، در رسیدگی دفاتر معمولاً آن سند را نمی‌پذیرند.
چه اطلاعاتی باید روی فاکتور رسمی باشد؟
حداقل مشخصات فروشنده و خریدار باید کامل و قابل تطبیق با پرونده مالیاتی باشد. برای اشخاص حقوقی نام ثبتی، شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت، کد پستی ۱۰ رقمی و نشانی دقیق لازم است. برای اشخاص حقیقی نام و نام خانوادگی، کد ملی و نشانی محل فعالیت کافی است، ولی اگر خریدار پرونده ارزش افزوده دارد بهتر است کد اقتصادی او هم درج شود.
- شماره سریال یکتا و تاریخ صدور به تقویم هجری شمسی
- شرح کالا یا خدمت، مقدار، واحد و بهای واحد
- تخفیف ردیف و تخفیف کل در صورت وجود
- مالیات بر ارزش افزوده به‌صورت مبلغ جداگانه، نه مخلوط با قیمت کالا
- جمع کل به عدد و ترجیحاً به حروف
- مهر یا امضای فروشنده در نسخه چاپی
نرخ مالیات ارزش افزوده در فاکتور
از ابتدای سال ۱۴۰۳ نرخ عمومی مالیات بر ارزش افزوده ۱۰ درصد است. این نرخ روی مبلغ پس از کسر تخفیف اعمال می‌شود، نه روی بهای خام قبل از تخفیف. کالاها یا خدمات معاف باید با نرخ صفر یا بدون مالیات مشخص شوند تا ممیز گمان نکند مالیات کتمان شده است.
اگر چند نرخ در یک سند دارید (مثلاً کالای مشمول و خدمت معاف)، هر ردیف باید نرخ خودش را نشان دهد. جمع مالیات انتهای فاکتور باید با مجموع ردیف‌ها یکی باشد.
فاکتور رسمی با رسید فروشگاهی چه فرقی دارد؟
رسید حرارتی فروشگاهی برای تحویل به مصرف‌کننده نهایی مناسب است و معمولاً شناسه ملی و کد اقتصادی خریدار را ندارد. فاکتور رسمی برای معامله بین کسب‌وکارها، ثبت هزینه و اعتبار مالیاتی خریدار استفاده می‌شود. یک فروشگاه می‌تواند هر دو قالب را داشته باشد، ولی نباید رسید حرارتی را به‌جای صورتحساب مورد نیاز دارایی به حسابدار شرکت خریدار بدهد.
اشتباه‌های رایج هنگام صدور
- نوشتن نام تجاری به‌جای نام ثبتی شرکت
- کد پستی ناقص یا کد اقتصادی ۱۰ رقمی به‌جای شناسه ملی
- اعمال مالیات قبل از تخفیف
- یکی بودن شماره سریال چند فاکتور در یک روز
- حذف ستون مالیات برای «ساده شدن» برگه
اگر از ویرایشگر فاکتورباکس استفاده می‌کنید، قالب رسمی همین فیلدها را روی برگه چاپی دارد: شناسه ملی، کد اقتصادی، مالیات ۱۰ درصد و جدول جمع. این ابزار صورتحساب را به سامانه مودیان نمی‌فرستد. قبل از چاپ، نام ثبتی و کدها را با مدارک هویتی تطبیق دهید.