فاکتور رستوران و کافه، از سفارش میز تا دیجیتال با کدام فیلدها فرق می‌کند
یک رستوران شلوغ را تصور کن؛ همزمان چند میز مشغول غذا خوردن‌اند، چند سفارش هم از اپلیکیشن‌های دیلیوری می‌رسد، و در همین حین یک مشتری هم می‌خواهد صورتحساب رسمی برای شرکتش بگیرد. صورتحساب رستوران با فاکتور یک فروشگاه معمولی خیلی فرق دارد؛ اینجا زمان، شماره میز، و نوع سفارش (حضوری یا دیلیوری) هم اهمیت پیدا می‌کند، نه فقط فهرست غذا و قیمت.
چرا صورتحساب رستوران به فیلدهای اضافه نیاز دارد؟
در یک فروشگاه معمولی، یک فاکتور معمولا مال یک معامله ساده و تمام‌شده است. در رستوران، ممکن است یک میز چند بار سفارش اضافه کند، هزینه سرویس یا انعام روی صورتحساب باشد، یا سفارش از یک پلتفرم دیلیوری آمده باشد که کارمزد جدا دارد. اگر همه این‌ها در یک ردیف ساده گم شوند، هم حسابداری آخر شب سخت می‌شود، هم اگر مشتری بخواهد فاکتور رسمی برای شرکتش بگیرد، صورتحساب ساده کافی نیست.
فیلدهای رایج در صورتحساب رستوران و کافه
- شماره میز یا شماره سفارش، برای رستوران‌های حضوری
- زمان سفارش و زمان تحویل، مخصوصا برای دیلیوری
- هزینه سرویس (سرویس چارج) به‌صورت جدا از مبلغ غذا
- نوع سفارش: حضوری، بیرون‌بر یا دیلیوری از اپلیکیشن
- کارمزد پلتفرم دیلیوری، اگر باید در صورتحساب داخلی رستوران لحاظ شود
صورتحساب سریع میز، در برابر فاکتور رسمی برای شرکت
بیشتر مشتری‌های رستوران فقط یک صورتحساب ساده می‌خواهند: فهرست غذا، مبلغ کل، شاید هزینه سرویس. اما وقتی مشتری برای یک جلسه کاری یا مهمانی شرکتی غذا سفارش داده و باید فاکتور رسمی بگیرد، آن‌وقت شناسه ملی و کد اقتصادی شرکت هم لازم می‌شود، دقیقا مثل هر فاکتور B2B دیگر. جزئیات این فیلدها در راهنمای کد اقتصادی و شناسه ملی روی فاکتور آمده است.
چطور در فاکتورساز این نوع صورتحساب را بسازیم؟
در فاکتورباکس می‌توانی از ستون سفارشی برای شماره میز یا نوع سفارش استفاده کنی، دقیقا کنار ستون‌های معمول نام غذا و قیمت. هزینه سرویس را می‌توانی به‌عنوان یک ردیف جدا در جدول، یا مشابه هزینه ارسال به‌صورت جدا از مبلغ غذا اضافه کنی؛ همان منطقی که در راهنمای هزینه ارسال روی فاکتور توضیح داده شده، برای هزینه سرویس هم قابل استفاده است.
- برای هر میز یا سفارش، شماره مشخصی در ستون سفارشی وارد کن
- هزینه سرویس را همیشه جدا از مبلغ غذا نشان بده، نه داخل قیمت هر آیتم
- برای سفارش‌های دیلیوری، زمان ثبت و زمان تحویل تقریبی را یادداشت کن
- اگر مشتری فاکتور رسمی شرکتی خواست، همان لحظه فیلدهای هویتی را هم اضافه کن
یک مثال عددی؛ یک میز با چند سفارش اضافه
فرض کن یک میز اول دو پرس غذا به مبلغ ۱,۶۰۰,۰۰۰ تومان سفارش می‌دهد، بعد نیم ساعت بعد یک دسر و دو نوشیدنی هم به مبلغ ۴۰۰,۰۰۰ تومان اضافه می‌کند. اگر هر دو سفارش زیر یک شماره میز روی همان صورتحساب ثبت شوند، جمع نهایی ۲,۰۰۰,۰۰۰ تومان می‌شود که با اضافه شدن ده درصد هزینه سرویس، به ۲,۲۰۰,۰۰۰ تومان می‌رسد. اگر این دو سفارش در دو صورتحساب جدا و بی‌ربط ثبت شوند، هم گارسون هم صندوق‌دار باید حواسشان باشد این دو مربوط به یک میزند، که فرصت خطا را بالا می‌برد.
چاپ سریع برای پیشخوان و میز
برای رستوران‌ها و کافه‌هایی که صف پشت صندوق دارند، سرعت صدور و چاپ صورتحساب اهمیت زیادی دارد. چاپ مستقیم از گوشی یا تبلت پشت صندوق، بدون نیاز به کامپیوتر ثابت، دقیقا همان چیزی است که در راهنمای چاپ فاکتور از موبایل توضیح داده شده؛ برای فیش‌های کوچک هم می‌توانی از اندازه کاغذ حرارتی ۸۰ میلی‌متری استفاده کنی که در راهنمای فیش حرارتی بیشتر توضیح داده شده.
مدیریت سفارش‌های همزمان چند میز
در ساعت‌های شلوغ، چند میز همزمان باز است و هرکدام صورتحساب جدا لازم دارند. اینجا باز کردن چند تب فاکتور همزمان کمک زیادی می‌کند؛ هر تب مال یک میز است و بدون قاطی شدن سفارش‌ها، بین آن‌ها جابه‌جا می‌شوی. جزئیات کامل این فیچر در راهنمای چند تب فاکتور همزمان آمده است.
برای منوهای پرتکرار، کاتالوگ غذا بساز
اگر منوی رستوران یا کافه ثابت است، بهتر است هر آیتم را یک‌بار در کاتالوگ کالا با نام و قیمت ذخیره کنی؛ از آن به بعد برای هر صورتحساب جدید، فقط آیتم‌های سفارش‌شده را از کاتالوگ انتخاب می‌کنی، بدون تایپ دوباره نام و قیمت هر غذا. جزئیات ساخت کاتالوگ در راهنمای کاتالوگ کالا برای فاکتورگیری سریع توضیح داده شده.
اشتباهات رایج در صورتحساب رستوران و کافه
- مخفی کردن هزینه سرویس در قیمت غذا به‌جای نشان دادن جدا و شفاف
- قاطی کردن سفارش‌های دو میز مختلف در یک صورتحساب
- ندادن فیلدهای هویتی شرکتی وقتی مشتری برای جلسه کاری فاکتور رسمی می‌خواهد
- فراموش کردن ثبت زمان سفارش برای دیلیوری، که بعدا پیگیری تاخیر را سخت می‌کند
جمع‌بندی
صورتحساب رستوران و کافه فقط یک فهرست غذا و قیمت نیست؛ شماره میز، هزینه سرویس و نوع سفارش هم باید جایشان روی سند مشخص باشد تا هم حسابداری آخر شب ساده‌تر شود، هم وقتی مشتری فاکتور رسمی خواست، آماده باشی. با ستون‌های سفارشی و چاپ سریع فاکتورباکس، این کار به‌راحتی انجام می‌شود. برای شروع، یک صورتحساب رستوران در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی شروع کن.