فاکتور خدمات ترجمه، تعداد کلمه، زبان و نوع ترجمه را چطور درست بنویسیم
یک مترجم آزاد را تصور کن که یک سند چهارهزار کلمه‌ای از انگلیسی به فارسی ترجمه کرده است. فاکتوری که می‌فرستد فقط می‌نویسد «ترجمه سند، ۲,۴۰۰,۰۰۰ تومان». مشتری می‌پرسد «این بر چه اساسی محاسبه شده؟» و مترجم باید جداگانه توضیح بدهد که نرخ هر کلمه چقدر بوده و چرا این رقم به دست آمده. اگر این محاسبه از همان اول روی فاکتور بود، این سوال اصلا پیش نمی‌آمد.
چرا فاکتور ترجمه به جزئیات محاسبه نیاز دارد؟
قیمت ترجمه معمولا از ضرب یک واحد (کلمه، صفحه یا دقیقه برای ترجمه همزمان) در یک نرخ به دست می‌آید. وقتی فقط رقم نهایی نوشته شود، مشتری نمی‌تواند خودش بررسی کند که آیا این رقم منطقی است یا نه. نوشتن تعداد واحد و نرخ هر واحد، همان کاری است که محاسبه را برای مشتری قابل‌فهم و قابل‌بررسی می‌کند.
چه چیزهایی باید روی فاکتور ترجمه بیاید؟
- زبان مبدا و مقصد (مثلا انگلیسی به فارسی)
- نوع ترجمه: عمومی، تخصصی (پزشکی، حقوقی، فنی)، یا رسمی
- تعداد کلمه یا صفحه و نرخ هر واحد
- مهلت تحویل و اینکه آیا سفارش فوری بوده یا عادی
- در صورت نیاز، هزینه بازبینی یا ویرایش جدا از ترجمه اصلی
چطور واحد شمارش را درست انتخاب کنیم؟
در فاکتورباکس می‌توانی واحد ردیف ترجمه را روی «کلمه» یا «صفحه» تنظیم کنی، دقیقا همان‌طور که در راهنمای واحد شمارش کالا روی فاکتور توضیح داده شده. برای ترجمه همزمان یا شفاهی، واحد «ساعت» مناسب‌تر است؛ ساختار مشابه آن را می‌توانی در راهنمای فاکتور مشاوره ساعتی هم ببینی، چون منطق محاسبه ساعتی یکسان است.
یک مثال عددی از یک سفارش ترجمه تخصصی
فرض کن نرخ هر کلمه برای ترجمه تخصصی پزشکی ۶۰۰ تومان است و سند مورد نظر ۴,۰۰۰ کلمه دارد؛ مبلغ پایه می‌شود ۲,۴۰۰,۰۰۰ تومان. اگر مشتری تحویل فوری (مثلا ظرف دو روز به‌جای پنج روز عادی) بخواهد، یک هزینه فوریت سی‌درصدی هم اضافه می‌شود، یعنی ۷۲۰,۰۰۰ تومان بیشتر و مبلغ نهایی ۳,۱۲۰,۰۰۰ تومان خواهد شد. اگر این دو ردیف (ترجمه پایه و هزینه فوریت) جدا روی فاکتور باشند، مشتری دقیقا می‌بیند چه بخشی از هزینه برای اصل ترجمه بوده و چه بخشی برای سرعت بیشتر.
ترجمه رسمی و مهر دادگستری
برای ترجمه رسمی اسناد که نیاز به مهر مترجم رسمی یا تاییدات دادگستری و امور خارجه دارد، این هزینه‌ها معمولا جدا از خود ترجمه حساب می‌شوند. بهتر است هر کدام ردیف جدا داشته باشند: هزینه ترجمه، هزینه مهر مترجم رسمی، و هزینه تاییدات اگر لازم است، تا مشتری بداند هر بخش دقیقا برای چیست.
پیش‌فاکتور قبل از شروع، برای اسناد حجیم
برای سفارش‌های بزرگ، مثل ترجمه یک کتاب یا مجموعه مستندات چندصدصفحه‌ای، بهتر است قبل از شروع کار یک پیش‌فاکتور با تعداد کلمه تخمینی و نرخ بفرستی تا مشتری قیمت کلی را تایید کند. تفاوت پیش‌فاکتور و فاکتور نهایی در راهنمای تفاوت پیش‌فاکتور و فاکتور آمده است. اگر تعداد کلمه واقعی بعد از ترجمه کمی فرق کرد، همین پیش‌فاکتور مبنای توضیح اختلاف می‌شود.
بیعانه برای پروژه‌های بزرگ ترجمه
برای سفارش‌های حجیم یا مشتری‌های جدید، گرفتن بیعانه قبل از شروع کار منطقی است، دقیقا مثل هر خدمت دیگری. جزئیات ثبت آن در راهنمای پیش‌پرداخت روی فاکتور آمده است.
چطور این ساختار را در فاکتورساز بسازیم؟
در فاکتورباکس هر بخش کار (ترجمه پایه، فوریت، مهر رسمی، بازبینی) را یک ردیف جدا با واحد و نرخ خودش می‌نویسی و مبلغ نهایی خودکار محاسبه می‌شود. زبان مبدا و مقصد و نوع متن را هم می‌توانی در شرح ردیف یا یادداشت بیاوری.
- هر بخش کار را با واحد و نرخ مشخص خودش ردیف جدا کن
- زبان مبدا و مقصد را در شرح ردیف یا یادداشت بنویس
- برای سفارش‌های حجیم، پیش‌فاکتور با تعداد کلمه تخمینی بفرست
- هزینه فوریت و تاییدات رسمی را همیشه جدا از ترجمه پایه نشان بده
اشتباهات رایج در فاکتور خدمات ترجمه
- نوشتن فقط یک رقم کلی بدون تعداد کلمه و نرخ هر کلمه
- قاطی کردن هزینه فوریت با قیمت پایه ترجمه
- ننوشتن زبان مبدا و مقصد، که بعدا در آرشیو قابل تشخیص نیست
- ادغام هزینه مهر رسمی با هزینه ترجمه در یک ردیف
- ندادن پیش‌فاکتور برای سفارش‌های بزرگ و پرهزینه
جمع‌بندی
فاکتور ترجمه خوب آن است که تعداد کلمه یا صفحه، نرخ هر واحد و هر هزینه جانبی را جدا نشان بدهد، نه فقط یک مبلغ نهایی مبهم. با ردیف‌های جدا و واحد درست در فاکتورباکس، مشتری خودش هم می‌تواند محاسبه را بررسی کند. برای شروع، یک فاکتور ترجمه در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی فاکتورباکس شروع کن.