پورسانت و کمیسیون فروش، چطور فاکتور نماینده فروش را درست بنویسیم
یک تولیدکننده لباس را تصور کن که با چند نماینده فروش در شهرهای مختلف کار می‌کند؛ هر نماینده کالا را به فروشگاه‌های محلی معرفی و می‌فروشد و در ازایش ده درصد از مبلغ فروش را به‌عنوان کمیسیون می‌گیرد. آخر ماه، وقتی باید کمیسیون‌ها را حساب کند، باید بین چند فاکتور فروش مختلف بگردد تا بفهمد هر نماینده دقیقا چقدر فروش داشته و چقدر باید کمیسیون بگیرد. اگر این محاسبه در یک سند منظم انجام نشود، هم زمان‌بر است هم جای خطا دارد.
چرا کمیسیون فروش به یک سند جدا نیاز دارد؟
فاکتور اصلی فروش بین تولیدکننده و خریدار نهایی (فروشگاه) است؛ کمیسیون نماینده یک رابطه مالی جدا بین تولیدکننده و همان نماینده است. اگر این دو رابطه در یک سند قاطی شوند، هم فاکتور اصلی شلوغ می‌شود هم حساب کمیسیون گم می‌شود. بهتر است یک سند جدا، مخصوص محاسبه کمیسیون هر نماینده، نگه داشته شود.
چه چیزهایی باید در این سند بیاید؟
- نام نماینده یا بازاریاب و دوره زمانی محاسبه (مثلا کمیسیون مهرماه)
- فهرست فروش‌هایی که از طریق همان نماینده انجام شده، با مبلغ هرکدام
- درصد یا نرخ کمیسیون توافق‌شده
- مبلغ کمیسیون هر فروش و جمع کل کمیسیون دوره
- مبلغ کمیسیون پرداخت‌شده قبلی، اگر پرداخت به‌صورت دوره‌ای انجام می‌شود
چطور فروش‌های هر نماینده را از هم جدا نگه داریم؟
ساده‌ترین روش این است که در هر فاکتور فروش اصلی، نام نماینده مسئول آن فروش را در یک فیلد یا ستون سفارشی بنویسی. این‌طوری با جستجوی نام نماینده در تاریخچه فاکتورها، می‌توانی همه فروش‌های مرتبط با او را پیدا کنی، بدون اینکه نیاز به یک سیستم جدا داشته باشی. جزئیات ساخت این فیلد در راهنمای ستون و فیلد سفارشی روی فاکتور و جستجو در راهنمای تاریخچه فاکتورها آمده است.
یک مثال عددی از محاسبه کمیسیون ماهانه
فرض کن یک نماینده در طول یک ماه، سه فروش با مبالغ ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ تومان، ۸,۵۰۰,۰۰۰ تومان و ۶,۰۰۰,۰۰۰ تومان برای تولیدکننده جور کرده است؛ جمع فروش ۲۶,۵۰۰,۰۰۰ تومان می‌شود. با نرخ کمیسیون ده درصد، مبلغ قابل‌پرداخت به نماینده ۲,۶۵۰,۰۰۰ تومان خواهد بود. اگر این سه فروش در یک سند جدا با عنوان «گزارش کمیسیون نماینده X، مهرماه» کنار هم آورده شوند، هم محاسبه سریع‌تر انجام می‌شود هم خود نماینده می‌تواند همین سند را به‌عنوان صورتحساب خودش از تولیدکننده دریافت کند.
وقتی خود نماینده هم باید فاکتور بدهد
در بعضی همکاری‌ها، نماینده فروش یک شخص مستقل (نه کارمند) است و باید خودش برای کمیسیونی که می‌گیرد، فاکتور خدمات بازاریابی یا فروش صادر کند. در این حالت، سند «گزارش کمیسیون» که تولیدکننده ساخته، مبنای محاسبه می‌شود و نماینده روی همان مبلغ، فاکتور رسمی خودش را می‌زند. این جریان دوطرفه، وقتی هر دو سند به‌روشنی به هم ارجاع دارند، خیلی ساده‌تر پیش می‌رود.
کمیسیون پلکانی یا متغیر
بعضی توافق‌های کمیسیونی ساده نیستند؛ مثلا نرخ کمیسیون بعد از رسیدن به یک سقف فروش ماهانه بالاتر می‌رود. اگر چنین قاعده‌ای داری، بهتر است آن را در یادداشت سند کمیسیون توضیح بدهی، مثلا «تا سقف ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان، ده درصد؛ مازاد بر آن، دوازده درصد»، تا هم خودت هم نماینده بتوانید محاسبه را به‌راحتی دنبال کنید.
چطور این کار را در فاکتورباکس انجام دهیم؟
در فاکتورباکس می‌توانی یک فاکتور جدا با عنوان مشخص (مثلا «گزارش کمیسیون نماینده X») بسازی که هر ردیفش یکی از فروش‌های همان نماینده باشد، با مبلغ فروش و مبلغ کمیسیون کنار هم. این سند کاملا جدا از فاکتورهای اصلی فروش به مشتری نهایی می‌ماند، ولی با فیلد سفارشی نام نماینده، قابل ردیابی به همان فاکتورهای اصلی هم هست.
- نام نماینده مسئول هر فروش را در فیلد سفارشی فاکتور اصلی بنویس
- یک سند جدا برای گزارش کمیسیون هر دوره بساز، با فهرست فروش‌های مرتبط
- نرخ کمیسیون و هرگونه قاعده پلکانی را در یادداشت توضیح بده
- مبلغ کمیسیون پرداخت‌شده قبلی را هم ثبت کن تا مانده مشخص باشد
اشتباهات رایج در مستندسازی کمیسیون فروش
- محاسبه کمیسیون از حافظه یا دفترچه جدا، بدون ارجاع به فاکتورهای اصلی فروش
- ننوشتن نرخ یا قاعده کمیسیون به‌صورت مکتوب از همان ابتدای همکاری
- قاطی کردن کمیسیون چند دوره مختلف در یک محاسبه بدون تفکیک
- فراموش کردن ثبت مبالغ قبلا پرداخت‌شده، که باعث محاسبه دوباره یا ناقص مانده می‌شود
جمع‌بندی
کمیسیون و پورسانت فروش، یک رابطه مالی جدا از فاکتور اصلی است و بهتر است با یک سند منظم، نه حافظه یا دفترچه جداگانه، محاسبه شود. با ردیابی نام نماینده در فاکتورهای اصلی و ساختن یک گزارش کمیسیون دوره‌ای در فاکتورباکس، این محاسبه همیشه شفاف و قابل‌بررسی می‌ماند. برای شروع، یک گزارش کمیسیون نماینده فروش در فاکتورباکس بساز یا از صفحه اصلی فاکتورباکس شروع کن.