مراحل ثبت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان
قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، اشخاص مشمول را مکلف کرده صورتحساب الکترونیکی را به سامانه سازمان امور مالیاتی بفرستند. فاکتور چاپی یا PDF زیبا جای این ارسال را نمی‌گیرد. سند کاغذی برای بایگانی داخلی و تحویل به مشتری است؛ سند قانونی همان رکوردی است که در کارپوشه ثبت می‌شود.
قبل از اولین ارسال چه باید داشته باشید؟
- عضویت در کارپوشه سامانه مودیان با نام کاربری مالیاتی
- صدور یا بارگذاری کلید عمومی (گواهی امضای الکترونیکی معتبر)
- دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی (معمولاً ۶ کاراکتر) برای هر پایانه یا نرم‌افزار
- مشخص بودن الگوی صورتحساب: فروش، صادرات، طلا، پیمانکاری و مانند آن
صورتحساب نوع اول و نوع دوم
نوع اول برای معامله با خریدار دارای شناسه اقتصادی است و اطلاعات کامل خریدار را می‌خواهد. نوع دوم برای مصرف‌کننده نهایی است و جزئیات هویتی خریدار را ندارد یا حداقلی است. ارسال نوع دوم به‌جای نوع اول در معامله B2B باعث می‌شود خریدار نتواند اعتبار ارزش افزوده بگیرد.
ترتیب عملی صدور و ارسال
اول معامله را در نرم‌افزار داخلی خود ثبت و کنترل کنید (مبلغ، تخفیف، مالیات، طرف حساب). بعد از قطعی شدن، از همان داده صورتحساب الکترونیکی بسازید و با حافظه مالیاتی امضا و ارسال کنید. اگر بعد از ارسال اشتباه فهمیدید، طبق دستورالعمل سازمان ابطال یا اصلاح بزنید؛ پاک کردن فاکتور کاغذی به‌تنهایی کافی نیست.
شناسه کالا و خدمت در الگوهای مشمول باید از فهرست سازمان باشد. شرح فارسی آزاد روی فاکتور چاپی مشکلی ندارد، ولی کد کالا در سامانه باید معتبر باشد وگرنه ارسال رد می‌شود.
نقش فاکتورساز محلی
ابزارهایی مثل فاکتورباکس برای صدور، چاپ و بایگانی محلی‌اند و داده را روی سرور مالیاتی نمی‌فرستند. از آن‌ها می‌توانید برای پیش‌نویس، رسید فروشگاهی و نسخه چاپی استفاده کنید. ارسال به سامانه مودیان باید از طریق نرم‌افزار حسابداری متصل، شرکت معتمد، یا پایانه فروشگاهی ثبت‌شده انجام شود.